Folgende Informationen sind wichtig

Was muss bereitgestellt werden? Hier ein kleine Übersicht basierend auf Informationen der Finanzministerien - wie immer ohne jedwede inhaltlich rechtliche Verpflichtung :

Der Steuerpflichtige ist bei einer Kassen-Nachschau zur Mitwirkung verpflichtet (§ 146b Abs. 2 AO). Neben der Gewährung bzw. Erfüllung des Datenzugriffsrechts hat er auf Anforderung die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur TSE vorzulegen.

Eine ausführliche Verfahrensdokumentation sollte mindestens enthalten:

• Ersteinrichtungsprotokoll,

• Änderungsprotokolle, inkl. Listen mit Gültigkeitszeitraum und fortlaufender Nummer,S. 825

• Programmierrichtlinien,

• Fehlerprotokolle,

• Bedienungshandbuch,

• Programmierhandbuch,

• Programmbeschreibung,

• Arbeitsanweisungen an das Personal,

• Exportanleitungen für eine Kassen-Nachschau bzw. Außenprüfung,

• Nachweise für Zertifikate der TSE. 

Besonders wichtig: Detaillierte Dokumentation! Notieren Sie alle ungewöhnlichen Vorkommnisse detailliert, um auch nach Jahren auskunftsfähig zu sein! Das betrifft z.B. den technischen Ausfall der Kasse oder der TSE, Gründe für besondere Umsatzrückgänge etc. 

Hinweis:

Steuerberater sollten gemeinsam mit ihren Mandanten den Datenzugriff im Rahmen einer Kassen-Nachschau vorbereiten. Es ist sicherzustellen, dass sämtliche aufzeichnungs-, aufbewahrungs- und vorlagepflichtigen (Einzel-)Daten jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.

Neben einer aktuellen Verfahrensdokumentation sollte für den direkten Datenzugriff im elektronischen Aufzeichnungssystem eine Rolle (ein Mitarbeiter) namens „Betriebsprüfer“ eingerichtet werden. Diesem sind umfangreiche Leserechte einzurichten, d. h. ihm müssen mindestens die gleichen Zugriffsrechte eingeräumt werden wie dem Unternehmer selbst.

Da eine Kassen-Nachschau stets unangekündigt durchgeführt wird, kann es auch zu der Situation kommen, dass der Unternehmer selbst nicht im Unternehmen (oder in der Filiale) angetroffen wird. 

In einem solchen Fall hat dann eine angetroffene Person, die über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügt (Mitarbeiter oder Filialleiter), die entsprechenden Mitwirkungspflichten des Unternehmers in Bezug auf das Kassensystem zu erfüllen. 

Die Kassen-Nachschau wird dann zu den üblichen Geschäftszeiten des jeweiligen Unternehmens durchgeführt und kann so bei bestimmten Branchen, z. B. bei einer Bar oder Diskothek, auch in die späten Abendstunden fallen. Da zu solchen Abend- oder Nachtzeiten ein Kassenaufsteller nur bedingt zu erreichen sein wird, sollten die notwendigen Rechte am Kassensystem bereits eingerichtet und entsprechende Anweisungen bzw. Anleitungen in der Verfahrensdokumentation hinterlegt worden sein.

Quelle: https://datenbank.nwb.de/Dokument/864765/